Conflicten oplossen op de werkvloer: 8 tips

8 tips om conflicten op de werkvloer op te lossen

Om je te helpen bij het effectief aanpakken van conflicten op de werkvloer, geven we acht praktische tips. Of het nu gaat om een conflict tussen twee collega’s of een meningsverschil tussen meerdere teams, deze tips zijn toepasbaar op allerlei conflictsituaties.

#1 Het probleem erkennen

De eerste stap in het oplossen van conflicten is het erkennen van het probleem. Het negeren van een probleem en hopen dat het vanzelf verdwijnt, werkt niet en verergert vaak de negatieve gevolgen. Door het probleem onder ogen te zien, laat je zien dat je de situatie serieus neemt en bereid bent om actie te ondernemen.

Bepaal de ernst van het conflict

Is het een simpele miscommunicatie of gaat het om diepere kwesties zoals concurrentie tussen werknemers? Bijvoorbeeld, als twee werknemers ruzie hebben over een taakverdeling, is dit een teken van slechte communicatie. Als er echter sprake is van discriminatie of misbruik, dan moet dit onmiddellijk worden aangepakt.

#2 Verzamel informatie

Voordat je actie onderneemt, is het belangrijk om alle relevante informatie over het conflict te verzamelen. Dit helpt je om een volledig beeld te krijgen van de situatie en voorkomt vooroordelen.

Wie zijn erbij betrokken? Wat zijn de gebeurtenissen die tot het conflict hebben geleid? Hoe voelen de betrokken partijen zich erover? Voer individuele en vertrouwelijke gesprekken met de betrokkenen. Dit geeft je de mogelijkheid om de standpunten van iedereen beter te begrijpen zonder dat ze zich onder druk voelen gezet.

#3 De oorzaak van het conflict

Het achterhalen van de oorzaak van het conflict is een cruciale stap in het oplossen ervan. Veelvoorkomende oorzaken van conflicten zijn:

• Slechte communicatie: Bijvoorbeeld, een werknemer begrijpt niet wat er van hen verwacht wordt door vage instructies. Dit leidt tot frustratie en misverstanden.
• Gebrek aan vaardigheden: Bijvoorbeeld, een werknemer mist de nodige vaardigheden om een specifieke taak goed uit te voeren. Dit leidt tot fouten in het werk en uiteindelijk conflicten met collega's die afhankelijk zijn van die taak.
• Onvoldoende informatie: Bijvoorbeeld, een werknemer heeft niet de benodigde gegevens om hun werk goed te doen. Dit leidt tot frustratie en ontevredenheid.
• Thuiswerken: Bijvoorbeeld, een werknemer voelt zich geïsoleerd en niet voldoende ondersteund. Dit leidt tot gevoelens van eenzaamheid en frustratie.
• Verschillen in waarden: Bijvoorbeeld, verschillende opvattingen over werkethiek of bedrijfsdoelen botsen en leiden tot conflicten.

Het is echter belangrijk om te beseffen dat niet alle conflicten direct herleidbaar zijn tot duidelijke oorzaken. Conflicten ontstaan bijvoorbeeld  door botsende persoonlijkheden, zelfs als er geen duidelijke aanleiding is. Sommige mensen hebben verschillende communicatiestijlen of manieren van werken die botsen. Wat de een ziet als direct en efficiënt, kan door een ander als bot en respectloos worden ervaren.

#4 Een gesprek met beide partijen

Organiseer een gesprek waar alle betrokken partijen zich vrij voelen deel te nemen aan de discussie. Dit gesprek moet in een veilige en neutrale omgeving plaatsvinden om openheid en eerlijkheid te bevorderen.

Stel, indien nodig, basisregels op voor het gesprek. Dit helpt om de discussie gestructureerd en respectvol te houden. Zorg ervoor dat beide partijen voldoende tijd krijgen om hun standpunten en gevoelens te uiten. Luister aandachtig en zonder te oordelen.

Stel objectieve vragen. Door feiten te noemen en partijen om meer informatie te vragen, krijg je meer inzicht in het conflict en kunnen jullie het effectiever oplossen. Vraag bijvoorbeeld naar specifieke gebeurtenissen en hoe deze door de betrokkenen zijn ervaren.

Brainstorm over oplossingen

Verzamel meerdere ideeën om het conflict op te lossen en bespreek alle mogelijke opties. Vergeet niet dat geen enkel idee een slecht idee is. Bespreek de voor- en nadelen van elke oplossing en zoek naar win-winscenario's waar beide partijen het over eens kunnen zijn.

#5 Maak een plan

Heb je alle mogelijke oplossingen geschetst? Dan is het tijd om een actieplan te maken. Dit plan moet gericht zijn op het snel en effectief aanpakken van de oorzaak van het conflict.

Geef werknemers de kans om tot een overeenkomst te komen over de beste manier om verder te gaan. Lukt dat niet? Begeleid ze dan naar de best mogelijke optie waar ze beiden mee akkoord gaan. Het is belangrijk dat beide partijen zich betrokken voelen bij de oplossing.

#6 Evalueer

Ga er niet vanuit dat na het gesprek en het maken van een plan het probleem volledig is opgelost. Blijf de situatie monitoren om te zien of de oplossing werkt.

Plan een follow-upgesprek enkele weken later om te bespreken hoe het nu gaat. Bied steun waar nodig en laat zien dat het bedrijf persoonlijke groei en ontwikkeling belangrijk vindt. Laat zien dat je een betrokken leidinggevende bent die het welzijn van werknemers serieus neemt.

#7 Identificeer en implementeer leerpunten

Reflecteer op de lessen je hebt geleerd van het conflict en hoe je het hebt opgelost. Deze reflectie geeft waardevolle inzichten in de effectiviteit van je communicatie en aanpak.

Wat kun je anders doen?

Door te reflecteren op de situatie, krijg je inzicht in wat beter had gekund en hoe je in de toekomst soortgelijke situaties voorkomt. Dit helpt niet alleen bij het verbeteren van je eigen vaardigheden, maar draagt ook bij aan een positieve en constructieve werkomgeving.

#8 Open communicatie

Om in de toekomst conflicten vroegtijdig te signaleren, moet je een open communicatiecultuur creëren. Dit houdt in dat werknemers met elk belangrijk onderwerp naar het management kunnen komen, zonder angst voor negatieve reacties.

Bevorder een sfeer van vertrouwen en wederzijds respect. Een effectieve manier om dit te doen, is door zelf een open en benaderbare houding aan te nemen. Moedig werknemers aan om openlijk te communiceren en geef hen de zekerheid dat hun zorgen serieus worden genomen.

Conflicten oplossen op de werkvloer

Door de genoemde stappen te volgen, kun je conflicten op de werkvloer effectief oplossen en een gezondere, productievere werkomgeving creëren. Onthoud dat conflicten een kans bieden voor groei en verbetering, zowel voor de betrokken werknemers als voor het hele team. Met de juiste aanpak maken conflicten de weg vrij voor betere communicatie, samenwerking en een sterkere teamdynamiek.

Stelling: Werknemers zijn zelf verantwoordelijk moeten zijn voor het oplossen van hun conflicten.

Eens of oneens? Laat het weten in de reacties!