Hoe geef je als leidinggevende een medewerker opbouwende feedback?

Waarom geef je feedback?

Feedback geven aan een medewerker is een essentieel onderdeel van leidinggeven. Feedback, zowel positief als negatief, is bruikbaar. Het is namelijk dé manier om ervoor te zorgen dat jouw medewerkers gedrag doorzetten of veranderen. Op die manier zullen situaties in de toekomst beter verlopen. Dit is goed voor jou, de medewerker en het team! 

Iemand kan bijvoorbeeld onbewust gedrag vertonen waar jij of een ander teamlid moeite mee heeft. Zonder feedback zal jouw medewerker wellicht niet in de gaten hebben wat er gebeurt. Daarnaast is het zo dat medewerkers bevestiging nodig hebben van goede prestaties. Ook hierin speelt feedback een grote rol. Positieve feedback stimuleert verbetering en creëert een positieve aanspreekcultuur.

Door het geven van feedback kun je jouw mensen helpen om een probleem op te lossen, te motiveren, belangrijke beslissingen te nemen en om te ontwikkelen. Daarnaast zorgt het voor goede communicatie, meer transparantie en een betere samenwerking.

Hoe geef je opbouwende feedback aan een medewerker?

Het geven van positieve feedback is net zo belangrijk als opbouwende feedback. Toch hebben leidinggevenden meer moeite met het op de juiste manier brengen van opbouwende feedback. Gebruik voor het geven van deze feedback de onderstaande 5 tips!

#1 De voorbereiding 

Denk goed na waarom je de feedback gaat geven. De opbouwende feedback is bedoeld om de situatie rondom het gedrag van de medewerker te verbeteren. Dat bereik je niet door hard, kritisch of beledigend te zijn!

Als leidinggevende bereik je meer met de feedback als je aanpak doordacht en gericht is. Vanzelfsprekend hoeft je feedback niet altijd positief te zijn, maar wel eerlijk en evenwichtig. Bedenk daarom van tevoren wat je wilt gaan zeggen.

#2 Kies je moment

Kies daarnaast het juiste moment om feedback te geven. Ten eerste is het slim om niet te lang te wachten na het moment van de situatie waar het om draait. Hoe eerder de feedback plaatsvindt, hoe meer de persoon het verwacht. Zo komt het minder als een verrassing.

Verder is het niet gewenst om kritische feedback te geven waar anderen uit het team bij zijn. Neem de werknemer even apart om te praten op een plek waar je niet wordt gestoord! 

#3 Gebruik de 4G feedback methode

Een handvat om opbouwende feedback te geven, is door de 4G feedback methode te gebruiken: Gedrag, Gevoel, Gevolg en Gewenst.

Gedrag

De eerste stap is dat je aangeeft welk gedrag je is opgevallen en hoe je dit gedrag graag anders ziet. Word niet persoonlijk en probeer de ander niet de schuld te geven van dingen.

Als je iemand aangeeft dat hij of zij onprofessioneel was, wat betekent dat dan precies? Was de persoon te luidruchtig, te nonchalant, te luchtig, te vriendelijk of te informeel gekleed? Geef specifiek aan wanneer en wat je waarnam. Dit zorgt ervoor dat jij je mening duidelijk weergeeft en dat er minder onduidelijkheid ontstaat.

Door het specifiek te houden zorg je er ook voor dat je niet gaat overdrijven. Wanneer je globaal iets uitlegt ben je snel geneigd woorden als ‘nooit’, ’alles’ en ‘altijd’ te gebruiken. Deze woorden werken averechts, omdat de persoon waarschijnlijk in de verdediging schiet.

Gevoel

Geef feedback vanuit jouw perspectief. Gebruik ook altijd de ik-vorm. Zo spreek je vanuit je eigen gevoel. Op deze manier vermijd je de persoon een label te geven. Geef geen feedback op iets wat je zelf niet ervaren hebt. Dit is feedback die je niet goed kan onderbouwen en het kan zorgen voor grote conflicten binnen je team. 

Leg uit wat voor jou de negatieve gevolgen zijn. Uitspraken als ‘jouw acties gaven me een gevoel van' en 'ik heb gemerkt dat' zijn moeilijker om tegen te spreken. Daarnaast voorkomt het een discussie over de gevolgen, omdat het jouw ervaringen zijn.

Het kan zijn dat je opmerkingen over een medewerker krijgt van andere leden van het team. Vóór je hierop feedback gaat geven, ga je als leidinggevende het gesprek aan of dit daadwerkelijk ook klopt. Dat is weer een heel ander soort gesprek.

Gevolg

Het gedrag van de medewerker heeft gevolgen, anders was je niet met hem of haar het gesprek aangegaan. Bespreek altijd de directe impact van het gedrag. Wijs op de gevolgen van het gedrag van de ander en wees opnieuw zo specifiek mogelijk.

De enige manier om de medewerker het gevolg van het gedrag te laten inzien, is door hem of haar bewust te laten worden van het gedrag. Dit doe je door de gevolgen te bespreken. Misschien heeft jouw medewerker helemaal niet door wat zijn gedrag teweegbrengt. Bespreek ook de gevolgen als diegene zijn of haar gedrag aanpast en wat voor voordelen dat oplevert voor het team.

Gewenst gedrag

De belangrijkste boodschap moet zijn dat jij de medewerker wilt helpen groeien en ontwikkelen. Zorg ervoor dat je duidelijk maakt wat er moet gebeuren om de situatie te verbeteren. Geef daarom concrete actiegerichte suggesties die jouw medewerker in de toekomst kan uitvoeren om het gedrag te veranderen.

Als de medewerker zich hierin kan vinden dan kunnen jullie er samen vervolg aan geven. Stel doelen en maak plannen om de voortgang te volgen en te evalueren. Indien jouw medewerker het niet overal mee eens is, is het goed om zijn of haar perspectief te vragen. Op deze manier komt de oplossing meer uit zijn of haar kant en blijft er een positief gevoel hangen.

#4 Behoud focus

Voorkom dat je tijdens het geven van de feedback aan de medewerker een hele waslijst aan punten opnoemt. Dit zal er voor zorgen dat hij of zij zich aangevallen en bekritiseerd voelt. Zeker als het van zijn of haar leidinggevende komt! Bespreek daarom maximaal twee punten waarover je feedback geeft.

Je geeft alleen feedback op gedrag dat veranderbaar is. Focus je daarom op punten die de ontvanger daadwerkelijk kan veranderen of beïnvloeden. Indien je punten benoemt die niet veranderbaar zijn zorgt dit voor extra frustratie en leidt het af van de punten die de medewerker wel kan verbeteren.

#5 Blijf positief

Zorg ervoor dat je niet alleen maar negatief nieuws brengt, maar benoem ook positieve punten. Positieve punten helpen je medewerker zich op zijn gemak te laten voelen. Probeer ook af te ronden met een positief punt, anders kan je medewerker zich moedeloos of waardeloos voelen.

Sla hier niet in door, want het doel van constructieve feedback is om gedrag te veranderen. Wanneer je medewerker alleen maar de positieve punten opneemt, zal de boodschap om gedrag te veranderen niet goed aankomen.

Geef opbouwende feedback!

Feedback geven aan een medewerker is een essentieel onderdeel van leidinggeven. Door het geven van feedback kun je jouw mensen helpen om een probleem op te lossen, te motiveren, belangrijke beslissingen te nemen en om te ontwikkelen. Verder is het niet gewenst om kritische feedback te geven waar anderen uit het team bij zijn.

Een handvat om opbouwende feedback te geven, is door de 4G feedback methode te gebruiken: Gedrag, Gevoel, Gevolg en Gewenst. Je geeft alleen feedback op gedrag dat veranderbaar is. Focus je daarom op punten die de ontvanger daadwerkelijk kan veranderen of beïnvloeden.

Stelling: opbouwende feedback is belangrijker dan positieve feedback!

Eens of oneens. Laat het ons weten in de reacties!