Begeleidende mail bij een sollicitatie: tips en voorbeeld

Sollicitatie via de mail

Er zijn verschillende redenen waarom je via de mail zou solliciteren. Zo kan het de verwachte sollicitatiemethode zijn, wanneer je wil opvallen tussen de andere sollicitanten of als je een open sollicitatie wil doen. Een open sollicitatie vereist weer een andere aanpak, daar lees je hier meer over.

Voor het solliciteren op een vacature zijn er twee soorten mails:

• Optie 1. De mail is de motivatiebrief met het cv in de bijlage
• Optie 2. Een korte begeleidende mail en het cv en de motivatiebrief in de bijlage

Er wordt aangeraden voor optie 2 te gaan. Onaangekondigde lange teksten schrikken af. Op het moment dat ze tijd hebben ingepland om de sollicitaties te gaan bekijken, zullen ze rustig de tijd nemen om jouw motivatiebrief te lezen.

Wat zet je in de begeleidende mail van een sollicitatie?

Een begeleidende mail bij een sollicitatie moet kort en krachtig zijn, maar wel alle essentiële informatie bevatten. Volg deze opbouw: de onderwerpregel, de aanhef, een verwijzing naar eerder contact, de reden waarom je mailt en solliciteert, de bijlage die je meestuurt (cv en motivatiebrief), een pakkende afsluiting en jouw contactgegevens. Voor een open sollicitatie ziet de mail er weer net iets anders uit. Lees meer over de begeleidende mail bij open sollicitatie.

Solliciteren met een begeleidende mail

Hieronder geven we 7 tips om jouw sollicitatie te versturen met een begeleidende mail.

#1 Professioneel e-mailadres

Gebruik altijd een professioneel e-mailadres bij het versturen van jouw sollicitatie. Vermijd het gebruik van onprofessionele e-mailadressen als jan_is_the_best@hotmail.com. Hiermee loop je het risico om niet serieus genomen te worden. Gebruik ook nooit een e-mailadres van je huidige werkgever voor een sollicitatie. Werkgevers zullen niet snel iemand aannemen die schaamteloos gebruik maakt van de middelen van een werkgever voor privédoeleinden. Maak desnoods een nieuw e-mailadres aan speciaal voor sollicitaties en houd het simpel: voornaam.achternaam@emailprovider.com.

Moeite doen om fouten te minimaliseren, valt ook onder het kopje beleefdheid. Om te voorkomen dat je een e-mail per ongeluk (vroegtijdig of onafgerond) verstuurt, is het aan te raden om pas na het afronden van je bericht, het e-mailadres van de ontvanger in te voeren.

#2 Onderwerp regel

Vermeld in de onderwerpregel dat het gaat om een sollicitatie en op welke vacature je solliciteert. Dan is het voor de ontvanger direct duidelijk waar het over gaat en kan hij/zij het makkelijk terugvinden.

#3 De aanhef van je sollicitatiemail

Je mail begint met een aanhef. Zorg er altijd voor dat je weet naar wie je de mail stuurt! Persoonlijke benadering spreekt meer aan. Om de kans op succes te vergroten, moet je op zoek gaan naar de juiste persoon. Meestal is dit degene die beslissingen neemt over het aannemen van mensen op de afdeling waar jij wilt werken. 

Bij veel vacatures staat de naam van de contactpersoon bij de vacature vermeld. Mocht dit niet het geval zijn zul je actief op zoek moeten gaan naar de verantwoordelijke persoon. Wanneer de contactpersoon niet bekend is, kun je het bedrijf ook opbellen met de vraag aan wie jij jouw mail het beste kunt richten.

Kies voor het eerste mailcontact altijd een formele aanhef. Wanneer jouw contactpersoon op een informele manier reageert kun je, indien gewenst, op gelijke wijze reageren. Begin je e-mail bijvoorbeeld met “Beste Voornaam Achternaam” of “Geachte meneer/mevrouw Achternaam”.

#4 Wat zet je in een begeleidende mail?

In de begeleidende mail van je sollicitatie is het niet de bedoeling dat je hetzelfde verhaal gaat vertellen als in je motivatiebrief. Ontvangers van de mail hebben geen tijd en/of zin om in de mail bijna hetzelfde te lezen als in de motivatiebrief.

Houd daarom je mail kort, bondig en straight to the point. Door alleen de relevante zaken te vermelden wordt het doel duidelijk. Daarbij mag het best een beetje interesse opwekken bij de lezer. Je kunt er voor kiezen in één of twee zinnen uit te leggen waarom je solliciteert, maar dit is zeker niet verplicht.

Vervolg je mail met een zin over een verwachte reactie. Veelgebruikte zinnen zijn bijvoorbeeld: "Ik kijk uit naar uw reactie.”, “Ik hoor graag van u.”  of “Graag kom ik op gesprek om mijn motivatie toe te lichten en verder kennis te maken.” Sluit tenslotte af met een groet.

#5 Bijlage

Verwijs in de tekst naar je cv en motivatiebrief die je als bijlage hebt toegevoegd. Dit kun je doen in één zin en hoeft niet uitgebreid te zijn. Vergeet vervolgens niet je bijlage toe te voegen! Verstuur je cv en motivatiebrief altijd in PDF formaat, tenzij anders is aangegeven. In een PDF weet je zeker dat de opmaak niet verandert.

#6 Contactgegevens 

Maak er een gewoonte van om onderaan een e-mailbericht minstens je naam en telefoonnummer te vermelden. Op die manier maak je het de lezer nog gemakkelijker om jou te bereiken.

Stel eventueel een digitale handtekening in, zodat onder elk e-mailbericht automatisch jouw contactinformatie verschijnt. Let hierbij wel op het gebruik van afbeeldingen. Sterker nog, probeer het gebruik ervan te vermijden. Elke e-mailprovider toont afbeeldingen namelijk op een andere manier (dit komt door de verschillende manieren waarop providers HTML codes weergeven).

#7 Doe een grondige check

Je hebt maar één kans op een goede eerste indruk. Check daarom jouw mail voordat je hem verstuurt. Laat het desnoods nog door iemand in je omgeving controleren.

Spelfouten kunnen echt niet in een sollicitatie. Iedereen maakt wel eens een spelfout, maar bij een sollicitatie heeft dit gevolgen. Recruiters knappen af op spelfouten.

Gebruik daarnaast geen speciale lettertypes, geen dikgedrukte letters of schuingedrukte woorden. Niet ieder e-mailprogramma herkent dit of laat de mail op dezelfde manier zien. Zo voorkom je dat je mail moeilijk, of zelfs onleesbaar wordt. Stuur de mail desnoods een keer als test naar jezelf om te kijken hoe de mail aankomt.

Voorbeeld begeleidende mail bij een sollicitatie

Jouw sollicitatie via de mail

Er wordt aangeraden om een korte begeleidende mail te versturen met het cv en de motivatiebrief in de bijlage. Onaangekondigde lange teksten schrikken af. Gebruik altijd een professioneel e-mailadres bij het versturen van jouw sollicitatie. Vermeld in de onderwerpregel dat het gaat om een sollicitatie en op welke vacature je solliciteert.

Je mail begint met een aanhef. Zorg er altijd voor dat je weet naar wie je de mail stuurt! Persoonlijke benadering spreekt meer aan. Houd verder je mail kort, bondig en straight to the point. Verwijs tot slot in de tekst naar je cv en motivatiebrief die je als bijlage hebt toegevoegd. Je hebt maar één kans op een goede eerste indruk. Check daarom jouw mail voordat je hem verstuurt.

Stelling: met solliciteren via de mail heb je meer kans op succes!

Eens of oneens? Laat het ons weten in de reacties!