7 tips voor een AVG-proof werkomgeving

#1 Een opgeruimde werkplek

Ten eerste is het belangrijk dat je een opgeruimde werkplek hebt, want als dit niet het geval is kan het zo zijn dat er documenten rondslingeren met privacygevoelige informatie. Ruim daarom je bureau op en zorg dat privacygevoelige documenten opgeborgen zijn. 

Let er ook op wat je print, mensen printen graag van alles en nog wat, maar dit bevat vaak ook privacygevoelige informatie. Laat daarom geen printjes rondslingeren en laat ook geen printjes op het kantoor in de printer liggen.

Een veel gemaakte fout is dat werknemers geen tijd maken voor het opruimen van hun bureau. Ruim elke dag voordat je naar huis gaat even je bureau op. Dit vergt maar een paar minuten tijd, maar kan al een groot datalek voorkomen. 

Naast dat een opgeruimde werkplek niet alleen zorgt voor een hoger prestatievermogen, een hogere productiviteit en het verminderen van stress heb je ook de controle over privacygevoelige documentatie. 

#2 Houd je computer veilig

Niet alleen is het belangrijk dat je een opgeruimde werkplek hebt, maar ook op je computer staan vaak veel privacygevoelige gegevens die niet naar buiten mogen. Zorg ervoor dat deze documenten digitaal beveiligd zijn.

Ook is het verstandig dat je jouw computer afsluit wanneer je jouw werkplek verlaat. Maak hier een gewoonte van, je zult zien dat het na een paar dagen automatisch gaat. Je hoeft niet elke keer helemaal je computer af te sluiten wanneer je jouw werkplek verlaat om koffie te halen, maar zet hem dan even op de lock stand. 

Daarnaast is het goed om gebruik te maken van een tweestapsverificatie bij het inloggen op jouw computer en social media accounts. Hierbij gebruik je niet alleen een gebruikersnaam en wachtwoord om in te loggen, maar ook een extra code. Via een app op je telefoon wordt er een beveiligingscode gegenereerd die een aantal seconden geldig is, daarna verspringt deze weer naar een andere beveiligingscode. Met deze beveiligingscode kun je dan inloggen. 

Download op je computer een virusscanner en schoon je computer eens in de zoveel tijd op om virussen of hackers buiten de deur te houden. Mocht je werken via een VPN verbinding, zorg er dan voor dat je op een beveiligde verbinding werkt.

#3 AVG-proof e-mailen

Naast het beveiligen van jouw computer is het ook belangrijk dat je oplet wat en naar wie je mailt. Vaak worden er veel mensen in de cc gezet, maar is de informatie ook echt voor iedereen bedoeld? Zet deze e-mails in de bcc, zodat andere mensen elkaars e-mail adressen niet kunnen zien. 

Tevens is het noodzakelijk dat je altijd controleert of het e-mailadres correct is. Soms gebeurt het dat jouw mail automatisch een e-mailadres invult wanneer je begint met typen. Mocht je het verkeerde e-mailadres gebruiken, dan zit een datalek in een klein hoekje. 

Maak jezelf daarnaast ook bewust van phishing e-mails. Door middel van phishing e-mails proberen cybercriminelen privacygevoelige informatie te stelen. Ben jezelf bewust van deze e-mails, er zijn zelfs speciale phishing trainingen om deze e-mails steeds beter te herkennen. Het installeren van een spamfilter is hierin een eerste stap, spamfilters kunnen steeds beter phishing e-mails blokkeren.

#4 Communicatie 

Op je werk ben je waarschijnlijk vaak aan het videobellen of gewoon aan het telefoneren. Tijdens videocalls of telefoongesprekken wordt er misschien ook privacygevoelige informatie gedeeld. Voor een videocall is het belangrijk dat de gesprekken goed beveiligd en niet openbaar zijn. Kijk dus bij verschillende videotools hoe ze gesprekken beveiligen en wat ze met de gegevens doen. 

Tevens moet je goed nadenken dat je tijdens het videobellen geen persoonsgegevens bespreekt. Probeer zo min mogelijk privacygevoelige informatie te delen tijdens een videogesprek.

Ook het voeren van gesprekken in het openbaar is privacygevoelig. Niet iedereen hoeft alles te horen wat er besproken wordt over werkinformatie. Zorg dus dat je dit soort gesprekken niet in het openbaar voert, maar op kantoor in een spreekruimte.

#5 Verander je wachtwoord 

24 november is het ‘verander je wachtwoord dag’. Het veranderen van je wachtwoord is ontzettend belangrijk bij een AVG-proof werkomgeving, doe dit om het halfjaar zodat er minder kans is dat er bij jou kan worden ingebroken. 

Maak daarnaast ook gebruik van unieke en sterke wachtwoorden. Deze kun je laten genereren door bijvoorbeeld Google of LastPass. Zelf kan je ook al een heel eind komen door in het wachtwoord gebruik te maken van cijfers, hoofdletters en speciale tekens. Hoe meer tekens, des te veiliger. 

#6 Houd werk en privé gescheiden 

In sommige functies werken mensen meer vanuit huis dan bij andere functies, maar bij alle thuiswerkende werknemers is de kans op een datalek erg groot. Als thuiswerkende maak je vaak gebruik van een thuiswerkplek waar iedereen zomaar binnen kan komen lopen. Als je een thuiswerkplek hebt zorg er dan voor dat je jouw kantoorruimte afsluit, zodat er geen gasten die in het weekend bij je langs komen toegang hebben tot jouw thuiswerkplek.

Net zoals op een kantoor is het essentieel dat je ook jouw thuiswerkplek opruimt. Als je veel thuis werkt dan gebruik je vast jouw zakelijke laptop of mobiel privé en vice versa. Probeer dit zoveel mogelijk te beperken, want voordat je het weet loopt alles door elkaar en is er een grotere kans op een datalek. 

#7 Een datalek protocol

Het is belangrijk dat, als er een datalek ontstaat, je weet hoe je moet handelen. Dit staat vaak beschreven in een datalek protocol. Ga na of het bedrijf waar je werkt een datalek protocol heeft. Een datalek treedt vaak al sneller op dan je denkt. Mocht het bedrijf geen datalek protocol hebben, stel dan voor dat er een protocol wordt opgesteld. 

Een AVG-proof werkomgeving! 

De AVG wetgeving wordt steeds belangrijker. Elk individu krijgt veel meer zeggenschap over wat er met zijn/haar persoonsgegevens gebeurt. Hiervoor moet je zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van anderen. Hiervoor is een AVG-proof werkomgeving essentieel. Begin met het opruimen van je bureau en zorg ervoor dat je geen privacygevoelige informatie laat slingeren. 

Niet alleen je fysieke omgeving is belangrijk om te beveiligen, maar ook je digitale omgeving. Werk met een tweestapsverificatie en zorg dat je wachtwoorden uniek en sterk zijn. Let ook op met het versturen van e-mails of het e-mail adres wel klopt en dat je andere ontvangers in BCC zet. 

Zorg ervoor dat je privé-apparaten zo veel mogelijk gescheiden houdt met jouw werk-apparaten en verander je wachtwoord regelmatig. Mocht je een thuiswerkplek hebben, zorg dan dat hier geen andere mensen toegang tot hebben. 

Beperk ook de gesprekken die je over het werk voert tijdens privé gelegenheden, zo is de kans het minst groot op een datalek. Dit geldt ook voor videocalls, want videotools kunnen gesprekken beveiligen. Kijk of dit met jouw videotool het geval is. 

Als zich er toch een datalek voordoet, raadpleeg dan het datalek protocol van het bedrijf waar je werkt!

Stelling: alleen met een opgeruimde werkplek kun je voldoen aan een AVG-proof werkomgeving.

Eens of oneens? Laat het ons weten in de reacties!