Hoe faciliteer je een goede videovergadering?

#1 Bepaal en communiceer het doel

Voor een soepel verloop van een videovergadering is het belangrijk dat iedereen weet waarom de vergadering gehouden wordt. Om dit te doen moet iedereen op de hoogte zijn van het doel van de videocall.  

Videobellen is een veelgebruikt middel tussen collega’s om met elkaar in contact te blijven. Het gevaar hiervan is dat de ene deelnemer de vergadering ziet als een moment om te socializen, terwijl de ander het belangrijk vindt dat er efficiënt vergadert wordt. 

Daarom is het belangrijk dat op voorhand voor iedereen duidelijk is wat het doel is van de vergadering. Stel ook van tevoren agendapunten op die worden besproken. Communiceer dit dan ook! Nadat het doel van de videomeeting duidelijk is, is het belangrijk dat er een goede voorbereiding wordt getroffen voor de videovergadering.

#2 Het videokanaal

Zorg ten eerste dat het duidelijk is met welk programma er wordt gewerkt. Het is handig als iedereen met dezelfde software werkt. Zo heb je veel verschillende software om mee te videobellen. Google Hangouts, Microsoft Teams of Skype zijn veelgebruikte voorbeelden.

Wellicht is er een account nodig of moet iedereen zelf eerst een programma downloaden. Zorg dat dit van tevoren allemaal duidelijk is. Communiceer hierover. Dit kan door middel van het doorsturen van een gebruiksaanwijzing of instructievideo. Zo kan iedereen op het gewenste tijdstip deelnemen aan de videovergadering.

Vervolgens is het belangrijk dat werknemers op voorhand testen of alles werkt. Technische mankementen kunnen tijdens de videovergadering zorgen voor afleiding.

#3 Persoonlijke instellingen

Naast het testen van het videokanaal is het van belang dat iedereen de technische aspecten juist heeft ingesteld. Denk hierbij aan de camerapositie, de microfoon en de audio-instellingen. 

De camera

Het is belangrijk dat de camerapositie goed staat ingesteld. Geef aan dat het belangrijk is dat de camera gecentreerd is ingesteld. Hierdoor kijken de ogen recht naar het beeld, dit komt voor de andere deelnemers persoonlijker over.

Ook is het fijn als er genoeg licht is, zodat de persoon in kwestie goed zichtbaar is voor iedereen. Natuurlijke lichtinval is hierbij het beste, geef daarom aan dat een plaats in een ruimte waar ramen zijn het beste werkt. Vanzelfsprekend heeft niet iedereen die mogelijkheid, maar een goede lamp moet voor iedereen te regelen zijn.

De microfoon

Tijdens de videovergadering is het belangrijk dat alle werknemers goed verstaanbaar zijn. Indien iemand telkens hapert komen belangrijke punten onduidelijk over. Alle deelnemers zouden daarom hun microfoon van tevoren af moeten stemmen, zodat ze weten of het werkt.

Daarnaast kunnen achtergrondgeluiden zorgen voor afleiding. Een manier om dit te voorkomen is om af te spreken dat iedereen die niet aan het woord is, de microfoon op mute of stil zet. Door de mute knop te gebruiken worden achtergrondgeluiden voorkomen. Dit bevordert het verloop van de vergadering!

Audio

Het is belangrijk dat iedereen degene die aan het woord is goed kan verstaan. Zorg daarom dat de deelnemers hun eigen audio-instellingen goed hebben staan.

Het is per persoon verschillend, maar het kan voorkomen dat er bij werknemers tijdens de vergadering geluiden op de achtergrond afspelen. Door de mute knop hebben anderen daar geen last van, maar de persoon in kwestie wel. Door de tijden van de vergadering op tijd te communiceren kan de omgeving van de persoon daar wellicht rekening mee houden. 

Een andere tip om dit op te lossen is het gebruik van een koptelefoon of oortjes tijdens de videovergadering. Dit zorgt ervoor dat je enkel en alleen de geluiden van jouw meeting hoort. Wanneer iemand vaker met dit probleem zit, kan het enorm waardevol zijn deze apparatuur aan de werknemer te verschaffen.

#4 Communiceer de richtlijnen

Tijdens real life vergaderingen zijn er bepaalde richtlijnen. Tijdens een videovergadering is daar ook sprake van, al zijn deze soms net wat minder duidelijk.

Voor mensen die thuiswerken is het verleidelijk om in een makkelijk kloffie te gaan werken. Even snel een trainingsbroek of een trui aan als de vergadering begint. Een videovergadering vraagt echter vaak om een professionele houding en het is verstandig om dit te communiceren naar alle deelnemers. Een onprofessionele vertoning zorgt voor afleiding.

Vermijd daarnaast ook dat werknemers gaan multitasken. Met een extra scherm of mobiel is het verleidelijk om snel nog even een appje te sturen of een mailtje te behandelen. Zorg dat iedereen de aandacht erbij houdt, des te sneller kan iedereen weer door met andere taken.

#5 Wijs rollen aan

Door sommige deelnemers een rol te geven, zorg je voor meer structuur. Het is van waarde dat iemand de leiding neemt in het gesprek. Doordat iemand de leiding neemt wordt het minder snel chaotisch en haal je meer uit de vergadering.

Door het aanstellen van een gespreksleider wordt de vergadering in goede banen geleid en kan iedereen aan de beurt komen. De gespreksleider dient ook in te grijpen als er een discussie ontstaat.

Een andere rol is die van notulist. Dat een vergadering online plaats vindt verandert niks aan het feit dat een notulen waardevol is voor de aandacht tijdens de vergadering, de opvolging van de besproken punten en de structuur van de volgende vergadering. Benoem daarom een notulist die zijn notities met de anderen deelt.

#6 Een pauze

Nu de vergadering eenmaal op gang is, is het ook belangrijk dat er af en toe even een break wordt gehouden. Indien de vergadering langer dan 45 minuten duurt is het verstandig om even een korte pauze in te lassen. 

Zo kunnen werknemers even koffie halen of naar de wc gaan. Daarbij verslapt de concentratie na een tijdje en door middel van een korte pauze hou je iedereen goed bij de les. Herpak daarna de vergadering weer. Het is aan de gespreksleider om dit in goede banen te leiden.

#7 Vergadering afsluiten

Aan het einde van de vergadering is het verstandig om vooruit te kijken naar het volgende contactmoment. Door houvast te geven weten collega’s waar ze aan toe zijn en wanneer er weer in een soortgelijk situatie samen wordt gekomen. 

Nadat alle punten van de vergadering zijn besproken is het waardevol om af te sluiten met een rondvraag. In een videovergadering valt vaak de non-verbale communicatie weg. Daarnaast werkt iedereen thuis en is er minder contact. 

Vraag daarom aan de deelnemers hoe het gaat en of er problemen worden ervaren met het thuiswerken, de samenwerkingen of andere dingen. Indien een werknemer problemen ervaart kunnen andere collega’s wellicht helpen.

Faciliteer een goede videovergadering!

Door een flinke toename in het aantal mensen die thuiswerken, maken steeds meer real life vergaderingen plaats voor videovergaderingen. Voor een soepel verloop van een videovergadering is het belangrijk dat iedereen weet waarom de vergadering gehouden wordt. Vervolgens is het belangrijk dat werknemers op voorhand testen of alles werkt. Technische mankementen kunnen tijdens de videovergadering zorgen voor afleiding. Naast het testen van het videokanaal is het van belang dat iedereen de technische aspecten juist heeft ingesteld. Door sommige deelnemers een rol te geven, zorg je voor meer structuur. Aan het einde van de vergadering is het verstandig om vooruit te kijken naar het volgende contactmoment. Door houvast te geven weten collega’s waar ze aan toe zijn en wanneer er weer in een soortgelijk situatie samen wordt gekomen.

Stelling: een videovergadering is over het algemeen effectiever dan een real life vergadering!

Eens of Oneens? Laat het ons weten in de reacties.