6 tips waarom goed plannen zo belangrijk is in de praktijk

  • Marjolein Gubbens
  • 4 mei 2020

Heb je het idee dat je niet meer efficiënt bezig bent op het werk? Blijf jij maar achter de feiten aanlopen? Of sluit jij regelmatig de dag af zonder voldaan gevoel, omdat je to do lijst alleen maar groter is geworden en nooit af lijkt te zijn? Voor dit probleem is een oplossing: beter plannen.

Je hebt mensen die de kunst van het plannen van nature in zich hebben. Daarnaast heb je ook mensen die dit totaal niet in zich hebben en veel chaotischer leven. Voor hen is goed leren plannen erg handig, zeker in drukke periodes. Lees in dit blog waarom goed plannen zo belangrijk is!

De betekenis: wat is plannen?

Ieder mens doet aan plannen. Denk bijvoorbeeld aan het bepalen wanneer je deze week de boodschappen doet, je gaat sporten of je de volgende keer naar de kapper gaat. Toch bevat plannen meer dan alleen vooruitdenken wanneer je iets gaat doen. Voordat we starten met de ‘waarom’ vraag, kijken we daarom eerst naar wat plannen eigenlijk is.

Plannen is het proces waarbij je bepaalt hoe en wanneer je in de toekomst gewenste resultaten gaat behalen en de daarvoor benodigde activiteiten, mensen en middelen vaststelt. Kortom, plannen is een plan maken over hoe je iets moet doen voordat je het daadwerkelijk gaat doen.

Goed kunnen plannen is een eigenschap die veel werkgevers graag zien bij hun werknemers. Het is daarom ook regelmatig een eis in een vacature of komt ter sprake tijdens een sollicitatiegesprek. Waarom plannen zo belangrijk is bespreken we hieronder!

Waarom is plannen zo belangrijk?

Tijdens je jeugd en je opleiding leer je om goed te plannen. Toch wordt hier later in de praktijk vaak veel te weinig gebruik van gemaakt. Dit is een gemiste kans, want goed plannen heeft enorm veel voordelen. Hieronder staan 6 redenen waarom plannen zo belangrijk is!

#1 Overzicht creëren

Tijdens het werk kun je gemakkelijk afgeleid raken. Herken je bijvoorbeeld klanten die bellen met een ad hoc taak of een collega die tussendoor iets wil weten? Ga je hier direct op in dan ga je aan verschillende taken tegelijkertijd werken. Elke keer als je schakelt tussen de taken moet je weer even stilstaan bij wat je moest doen.

Als je met een goede planning werkt kun je precies zien waar je mee bezig was en alleen daar je focus op richten. Zo behoud je dus je overzicht! Met de klant en je collega kun je een duidelijke afspraak maken wanneer het opgepakt gaat worden. Dit scheelt veel extra afleiding van de taak waar je mee bezig was.

#2 Meer rust in je hoofd

Probeer jij steeds maar weer je to-do’s te onthouden? Dit zal voor veel onrust zorgen in je hoofd. Wanneer je met een taak bezig bent zul je (onbewust) altijd bezig zijn met wat er allemaal nog moet gebeuren.

Het opschrijven van alle taken zorgt ervoor dat je meer rust krijgt in je hoofd en beter weet waar je aan toe bent. Als je jouw to-do’s goed inplant weet je exact wanneer de andere taken worden opgepakt en hoef je jezelf er nu niet druk over te maken.

#3 Het verminderen van ad hoc taken

Je loopt achter de feiten aan en je to-do lijst wordt alleen maar langer. Hierdoor kijk je niet meer vooruit en zie je taken minder goed aankomen. Dit zorgt ervoor dat er veel ad hoc taken komen die je voorrang geeft en wat ten koste gaat van je andere taken.

Door het maken van een planning voor langere periode kun je sneller taken signaleren. Speel hier tijdig op in wat uiteindelijk ad hoc taken zal verminderen, omdat je hier al op bent voorbereid.

#4 Maak betere keuzes

Wanneer je geen rust in je hoofd hebt door alle taken die je nog moet doen en de ene na de andere ad hoc taak op je bordje komt, is de kans groter dat je verkeerde keuzes maakt.

Door alle ad hoc taken die op dat moment belangrijk lijken te zijn kom je niet meer toe aan die ene grote taak. Die deadline is nog zo ver weg dat komt nog wel, totdat de deadline ineens daar is en je niet meer genoeg tijd hebt.

Zodra je beter gaat plannen leer je prioriteiten stellen en kun je dit soort situaties voorkomen. Dit zorgt er ook nog eens voor dat je je makkelijker kunt verantwoorden bij collega’s waarom die ad hoc taak nu echt minder belangrijk is en er gewoon geen tijd voor is.

#5 Voorkom uitstelgedrag

Het is erg gemakkelijk om je te laten afleiden en daardoor je werk ‘even’ opzij te zetten. Voordat je het weet zijn die 5 minuten veranderd in één uur. Je pakt steeds de leukste taken als eerst op en de moeilijke of vervelende taken blijf je maar uitstellen. Dit zorgt ervoor dat je to-do lijst alleen maar vervelender gaat worden en waardoor het nog lastiger is om alles af te ronden.

Beter plannen zal ervoor zorgen dat je minder gaat uitstellen. Er komt een betere balans tussen leuke en minder leuke taken. Dit zorgt ervoor dat je jezelf na het afronden van een vervelende taak kunt belonen met het afronden van een leuke taak. Het werk wordt op deze manier zo veel leuker en effectiever!

#6 Lever hogere kwaliteit

Wanneer jij alles maar door elkaar aan het doen bent en continu moet switchen tussen bepaalde taken of door uitstelgedrag in tijdnood komt zal dit ten koste gaan van de kwaliteit van je werk. Je hebt minder focus en in tijdnood moet je de taak gaan afraffelen waardoor je er niet uit hebt kunnen halen wat je graag zou willen.

Wanneer jij je dus beter houdt aan je planning en daar je volledige focus op richt zal de kwaliteit van je werk veel hoger worden. Daarnaast zul je in je planning nog wat speling hebben en dus ook de mogelijkheid voor feedback om je werk nog beter te maken.

Wekelijks handige downloads en praktische sollicitatie- en carrièretips ontvangen? Meld je aan op onze nieuwsbrief!

Aanmelden

Het belang van goed plannen!

Door het gebruik van een overzichtelijke planning zul je meer rust in je hoofd creëren. Je bent volledig gefocust bezig met opdrachten. Door de speling in je agenda is er nog extra tijd over om feedback te kunnen vragen en nog meer uit je werk te halen.

Je komt niet meer voor verrassingen te staan en bent overal goed op voorbereid!

Stelling: Door het gebruik van een overzichtelijke planning behoud je focus en zul je de kwaliteit van je werk vergroten.

Eens of oneens? Laat het weten in onze reacties.

0 Reactie op "6 tips waarom goed plannen zo belangrijk is in de praktijk"

Laat een reactie achter:

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd!

*Reactie
*Naam
*E-mailadres
Website
Consent