12 tips om beter te leren plannen op het werk

Het belangrijkste is dat je met meer energie en een gevoel van voldoening aan het einde van de dag naar huis gaat. Lees hier meer waarom plannen zo belangrijk is.

Maar hoe leer je goed plannen? Lees in dit blog 12 tips hoe je beter kunt leren plannen op het werk.

Tips voor beter leren plannen

Zou jij graag wat meer rust in je hoofd willen creëren? Ben jij het zat om taken te blijven uitstellen? Wil jij net als je collega je opdrachten ook op tijd in kunnen leveren waar je trots op kunt zijn? Dan is beter plannen voor jou de oplossing, maar hoe pak je dit nou aan? Hier volgen een aantal tips voor beter plannen op je werk!

#1. Overzicht creëren

De eerste stap van goed plannen is het leeg maken van je hoofd. Vanaf nu schrijf je alle to-do’s op zodat ze niet meer in je hoofd rond spoken. Zelfs de kleinste taken schrijf je op, want ook deze taken kosten tijd en leiden je af wanneer je ze moet onthouden.

Zodra je duidelijk hebt wat er allemaal speelt, kun je keuzes maken en prioriteiten stellen.

#2. Prioriteiten stellen bij het plannen

Wanneer jij alles overzichtelijk hebt beschreven wat je moet doen ben je nog niet klaar. Je pakt meestal de makkelijkste en leukste taken als eerste op. De vervelende of moeilijke taken zul je vaak uit blijven stellen. Hierdoor blijf je belangrijke taken onbewust uitstellen en komt daarmee in tijdnood. Om dit te voorkomen is het belangrijk om prioriteiten te stellen.

Bij het stellen van prioriteiten ga je kijken welke to-do’s volgens jou de meeste aandacht nodig hebben en welke het belangrijkste zijn. Als hulpmiddel hiervoor kun je je taken indelen in de volgende tabel:

Op basis hiervan wordt iedere taak beoordeeld. Zo besteed je jouw tijd en aandacht aan de juiste zaken. Zodra je een nieuwe opdracht binnen krijgt, beoordeel je deze meteen zodat je weet hoe belangrijk het is en of het binnen je planning past.

#3. Grote opdrachten opsplitsen in kleinere taken

Heb jij vaak opdrachten die uit meerdere taken bestaan? Dan zul je merken dat je al best wat werk hebt gedaan en toch nog niks kunt afvinken. Aan het einde van de dag komt de teleurstelling dat je to-do lijst nog net zo lang was als aan het begin van de dag.

Wanneer je deze opdrachten in kleinere taken opdeelt kun je vaker dingen afvinken. Dit zorgt ervoor dat jij gemotiveerd aan het werk bent. Je ziet vooruitgang in je to-do lijst en er is toch niks fijner dan dingen af kunnen vinken!

#4. Behoud marges tijdens het plannen

Bij het maken van je planning kun je je agenda zo vol plannen dat er geen speling meer is. Je zult merken dat er toch nog altijd ad hoc taken zullen komen of dat je collega’s om hulp vragen. Wanneer je hier geen rekening mee hebt gehouden zal je planning al in de soep lopen.

Zorg dat je genoeg ruimte vrij houdt voor ad hoc taken en bijvoorbeeld het helpen van collega’s of voor het vragen van feedback aan anderen. Nu is er geen reden voor stress als je iets uitloopt. Plan deze marges ook letterlijk in, zodat je niet in de verleiding komt je agenda toch helemaal vol te plannen. Deze kun je altijd op dat moment nog opvullen met iets als dit nodig is.

#5. Jezelf belonen

Altijd maar werken is voor niemand goed. Heb je je aan de planning gehouden? Heb je de deadlines gehaald? Beloon jezelf! Je hebt keihard gewerkt en daar mag je best trots op zijn. Bovendien motiveert het je om je de volgende keer ook aan de planning te houden.

Deze successen kun je ook met je collega’s vieren. Zo houd je elkaar ook scherp om die deadlines te halen om het vervolgens gezellig samen te vieren.

#6. Eigen ritme volgen

De een kan het beste een hele dag keihard doorwerken tot iets af is, voor de ander werkt het beter als ze aan een bepaalde taak elke dag een of twee uur werken en dan overgaan naar een andere taak voor een frisse blik. Er is geen standaard beste manier van werken, behalve jouw eigen manier!

Zorg dat je jouw werk inplant op de manier die het beste bij jou past. Plan de moeilijke taken op de momenten dat je op je best bent. De momenten waarop jij op je productiefst bent wil je benutten!

#7. Afleiding in kaart brengen en minimaliseren

Je bent hard aan het werk en dan komt er een belangrijke mail binnen. Vanuit de mail klik je door naar een artikel op internet. Vervolgens zie je daar nog een ander interessant artikel dat je ook echt nog even moet lezen en voor je het weet ben je al weer een uur verder. Een uur van je kostbare ingeplande tijd is voorbij gevlogen.

Wanneer je jouw grootste afleidingen kent kun je deze ook uitschakelen. Ga na op welke momenten jij wordt afgeleid en waardoor. Stel dat dit social media is, schakel je meldingen dan uit als je bezig bent met een opdracht. Zodra je deze opdracht hebt afgerond kun je jezelf even belonen met 5 tot 10 minuten tijd voor het checken van je social media.

#8. Zeg vaker nee

‘Nee’ zeggen zal direct voor een minder volle agenda zorgen. Het is natuurlijk aardig om even een collega te helpen, maar als dit te vaak ten koste gaat van je eigen werk, is het de hoogste tijd om hiermee te stoppen of dit te verminderen.

Bedenk dat als je overal ‘ja’ op zegt, je teveel werk naar je toe trekt. Met als gevolg meer stress, verlies van overzicht en vermindering van de kwaliteit van je werk. Wil je ontspannen en effectief werken? Durf keuzes te maken en ‘nee’ te zeggen.

Wanneer je een duidelijk en overzichtelijke planning hebt gemaakt kun je ook aan je collega’s aantonen dat die opdrachten die ze je vragen te doen nu echt niet mogelijk zijn. Zo kun je ook aangeven wanneer het eerstvolgende moment is dat je aan deze opdracht kunt werken.

#9. Zorg dat je niet continu met je mail bezig bent

Mail is een van de grootste redenen van het verlies van focus. Je bent druk bezig met een opdracht waarvan de deadline steeds dichterbij komt en dan verschijnt er een melding op je scherm. Een mail van een klant of je dringend iets voor ze kunt doen. Je gaat er mee aan de slag en verliest de tijd helemaal uit het oog waardoor je in de knoei komt met de tijd die je nog hebt voor die andere opdracht.

Je hoeft niet altijd meteen te reageren op je mails. Plan na elke taak even wat tijd in om je mail te checken en te beantwoorden. Bij noodgevallen kunnen collega’s of klanten je ook telefonisch bereiken.

Mensen roepen vaak al snel dat iets echt dringend moet gebeuren, maar ga eerst na of dit wel echt zo is. Beoordeel elke vraag die binnen komt en plan deze vervolgens in.

#10. Repeterende taken zo makkelijk mogelijk maken

Ben je vaak met dezelfde taken of handelingen bezig? Probeer hier tijd mee te besparen door bijvoorbeeld een sjabloon of template te maken. Op deze manier hoef je maar een aantal kleine dingen aan te passen en hoef je niet weer helemaal opnieuw te beginnen.

#11. Takenlijst maken voor het plannen

Vaak heb je je taken verspreid op post-its, in je mailbox, agenda, apps en nog veel meer. Waar is dan het overzicht? Op deze manier spookt nog alles door je hoofd, omdat je steeds alles moet blijven checken of je niet iets over het hoofd hebt gezien.

Houd daarom één lijst bij waarin al je taken staan. Digitaal of op papier, als de lijst maar overzichtelijk en altijd toegankelijk is. Zo weet je per project waar je aan toe bent.

Het is het fijnste wanneer je deze planning ergens in zet waar je ook taken kunt afvinken. Dit zorgt voor extra overzicht en het is prettig om te zien hoeveel werk je al hebt af kunnen ronden.

Daarnaast is het verstandig om bij elke taak aan te geven hoeveel tijd iets zal gaan kosten. Zo krijg je een duidelijk overzicht hoeveel uren van die dag al ingepland zijn. Je kunt hierin ook beter wat ruimer plannen zodat je tijd over hebt, die tijd kun je altijd nog voor andere dingen gebruiken.

#12. Maand-, week- en dagplanning

Maak een dag- of weekplanning, minimaal een dag van tevoren. Als ik ‘s ochtend pas bedenk wat ik die dag ga doen, dan weet ik zeker dat ik minder werk gedaan krijg dan wanneer ik een goede planning een dag of een week van tevoren heb gemaakt.

Wees realistisch met je planning en zet geen taken op je planning als je toch weet dat dit niet haalbaar is.

Wanneer je alleen maar dagplanningen maakt zul je niet goed genoeg rekening houden met gebeurtenissen die nog gaan komen. Hierdoor heb je een grotere kans op ad hoc taken.

Zodra je een maandplanning maakt kun je alvast rekening houden met dingen die gaan komen. Hier kun je alvast onderzoek naar doen en je collega’s inlichten wat je van ze nodig hebt om die taken op tijd te kunnen afronden. Op deze manier kunnen zij hier ook rekening mee houden.

Overzichtelijk plannen helpt je bij het verbeteren van de kwaliteit van je werk.

Door het gebruik van een overzichtelijke planning zul je meer rust in je hoofd creëren. Je bent met volledige focus bezig met opdrachten. Door de speling in je agenda is er nog extra tijd over om feedback te kunnen vragen en nog meer uit je werk te halen.

Na het afronden van opdrachten is er tijd om jezelf te belonen. Hierdoor motiveer je jezelf om hard te blijven werken voor het behalen van andere deadlines.

Je komt niet meer voor verrassingen te staan en bent overal goed op voorbereid!

Stelling: door het gebruik van een overzichtelijke planning behoud je focus en zul je de kwaliteit van je werk vergroten.

Eens of oneens. Laat het weten in onze reacties.