Timemanagement verbeteren op het werk: de voordelen en tips

Wat is timemanagement?

Iedereen heeft 24 uur in een dag, maar iedereen maakt op een andere manier gebruik van zijn of haar tijd. Zo bereikt de één meer dan de ander met zijn of haar tijd. Hoe jij gebruik maakt van je tijd heeft te maken met jouw timemanagement. 

Timemanagement betekent letterlijk het ‘managen’ van je eigen tijd. Het omvat alles waarmee jij je tijd op een efficiënte en effectieve manier indeelt. Dit is van cruciaal belang in zowel je werk als je privéleven. Op het werk zorgt timemanagement ervoor dat je slimmer werkt, door je taken beter te plannen.

Voordelen van timemanagement

Een goede strategie voor je timemanagement op de werkvloer neemt vele voordelen met zich mee. Wij noemen er vier:

#1 Verhoogde productiviteit

Door je taken goed te plannen, krijg je elke dag ook meer gedaan. Je bespaart tijd door niet met meerdere dingen tegelijk bezig te zijn. Creëer een overzicht van prioriteiten, zodat je geen tijd meer verspilt.

#2 Minder stress

Je bent druk bezig met een deadline, maar je krijgt plotseling een mail binnen die ook prioriteit heeft. Waar kun je nu beter mee aan de slag gaan? Hoe deel jij je tijd in? Een gebrek aan timemanagement zorgt ervoor dat jij geen overzicht meer hebt over je taken. De stress die je hierdoor ervaart heeft negatieve gevolgen voor je werk. Met goed timemanagement geef jij je brein meer rust en ga je overzichtelijker te werk.

#3 Uitstellen is verleden tijd

Betrap jij jezelf er wel eens op dat je de taken aan het doen bent die je leuk vindt, waardoor je de voor jou minder leuke taken uitstelt? Met een timemanagement strategie wordt het lastiger om ‘even’ dat vervelende taakje te verschuiven naar de volgende dag. Door je bewust te worden van de tijd vermijd je uitstelgedrag. 

#4 Verhoogde werkkwaliteit

Timemanagement zorgt ervoor dat jij niet met meerdere taken tegelijk bezig bent, maar dat jij je echt op één taak focust. Meer focus in je werk beperkt afleidende gedachten, wat de kwaliteit van het werk weer verhoogt. 

Tips om je timemanagement te verbeteren

De voordelen van een juiste timemanagement strategie zorgen er dus voor dat jij veel meer uit jouw werkdag haalt. Naast de voordelen geven wij je 4 tips om op een goede manier gebruik te maken van timemanagement, wat jouw productiviteit en werkkwaliteit zal verbeteren.  

#1 Huidige situatie in kaart brengen

Wanneer je ervoor kiest om je timemanagement te verbeteren, is de eerste stap het uitzoeken waar jij momenteel je tijd aan besteed. Op deze manier maak je inzichtelijk waar de verbeterpunten liggen wat betreft timemanagement. 

Registreer een week lang hoeveel tijd je besteedt aan je werk. Dit omvat zowel je belangrijke werktaken als de niet productieve momenten en gesprekken met collega’s. Door dit een week lang voor jezelf in te vullen, krijg je een idee hoeveel tijd je waaraan besteedt en ontdek je waar je efficiënter met je tijd om kan gaan. Ook zie je op welke momenten van de dag je het meest productief bent.

Om je huidige tijdsituatie in kaart te brengen, is het gemakkelijk om gebruik te maken van één overzichtelijk systeem, zoals een timemanagement-app. Dit soort apps laten je alles in één app organiseren en je tijd voor verschillende taken bijhouden. 

#2 Maak een dagelijkse planning

Na het volgen van de eerste tip heb je een overzicht van hoe jij ongeveer je tijd verdeelt in de week. De volgende tip is het maken van een dagelijkse planning. Welke taken zijn belangrijk en welke kunnen nog wel even op zich wachten? Bepaal wat prioriteit heeft. Heb je binnenkort een deadline? Probeer hier genoeg tijd voor in te plannen, zodat je niet onbewust eerst aan andere ‘minder belangrijke’ taken gaat werken.  

Maak je een dagelijkse planning? Kies er dan niet voor om je taken te verspreiden over verschillende programma’s, apps en post-its. Hierdoor verlies je al snel het overzicht. Blijf voor de dagelijkse planning gebruik maken van één overzichtelijk systeem, waardoor je in één programma een duidelijk overzicht krijgt over je tijdsverdeling en deadlines.

#3 Vermijd afleiding bij het uitvoeren van je taken

Op je werk is het bijna onmogelijk om je 100% te focussen de hele dag door. Een werkomgeving zorgt nou eenmaal soms voor afleiding, ook al ben jij je hier niet altijd bewust van. Je kunt echter wel een aantal dingen doen om afleiding te verminderen terwijl jij aan het werk bent. 

Leg bijvoorbeeld je telefoon aan de kant, zodat je niet ‘even snel’ op je telefoon kijkt wanneer je een berichtje binnenkrijgt. Houd je op je werkcomputer ook enkel bezig met je taken en ga niet zomaar surfen op het web. Werk jij (gedeeltelijk) thuis? Dan is het misschien nog gemakkelijker om afgeleid te raken van je telefoon of computer. Elimineer proactief de afleidingen om je timemanagement te verbeteren.

Multitasken lijkt soms een goed idee, maar niets is minder waar. Je leidt jezelf als het ware af van een taak door tegelijkertijd een andere taak te doen. Door verschillende taken door elkaar heen uit te voeren, verlaagt dit de productiviteit en de kwaliteit van je werk. Daarnaast is het goed om eens ‘nee’ te leren zeggen tegen collega’s. Ben jij nu met een prioriteitstaak bezig? Geef dan aan dat je ze op een ander tijdstip helpt. 

#4 Geef jezelf ook tijd voor afleidingen 

Hoewel deze tip heel tegenstrijdig is met de vorige tip, is het wel belangrijk om te benoemen. We gaven aan dat het niet mogelijk is je 100% te focussen de hele dag. Een realistische timemanagement strategie moet de ruimte bieden voor wat afleiding. Door jezelf even af te leiden wordt je stress verminderd en verhoogt je productiviteit. Haal bijvoorbeeld koffie voor je collega’s of ga een kort rondje lopen.  

Maak in je planning ook de ruimte om op een vaste tijd mailtjes te bekijken en te beantwoorden. Deze geplande afleiding zorgt ervoor dat je niet afgeleid wordt tijdens het uitvoeren van belangrijke werkzaamheden.

Met deze tip laten we zien dat afleiding niet altijd te vermijden is. Hoewel afleiding vaak negatieve gevolgen heeft, is dit niet altijd het geval. Een goede afleiding helpt ons om op te laden en wat meer rust te geven.

#5 Bespreek de werkdruk

Onze laatste tip voor timemanagement is: bespreek het. Heb je een planning gemaakt en doe jij je best om je tijd zo goed mogelijk in te delen? Maar ervaar je nog steeds een té hoge werkdruk? Dan is het tijd om dit met je werkgever te bespreken. De oorzaak van een te hoge werkdruk is in dit geval waarschijnlijk niet alleen een gebrek aan timemanagement, maar je krijgt simpelweg te veel taken voor te weinig tijd. 

Probeer met je werkgever of collega’s erover te praten, zodat je samen tot een oplossing kan komen. Wellicht is het mogelijk om minder taken op je te nemen of krijg je meer tijd voor bepaalde werkzaamheden. Als er na het bespreken van de werkdruk nog steeds geen veranderingen komen, kan dit op langere termijn leiden tot een burn-out of depressie. Is het dan misschien toch tijd om van baan te switchen? 

Maak jij al slim gebruik van timemanagement?

Een goede planning levert vele voordelen op, zoals een verhoogde productiviteit en een betere werkkwaliteit, minder stress en minder uitstelgedrag. 

Om jouw timemanagement op het werk te verbeteren, maak je eerst een overzicht van de huidige situatie. Vul een week lang voor jezelf in waar je momenteel je tijd aan besteed en hoe lang. We adviseren je om dagelijks een overzichtelijke planning te maken in één systeem, zoals een timemanagement-app. Daarnaast is het belangrijk om afleiding zoveel mogelijk te vermijden, maar raden we je aan om op zijn tijd ook ruimte te maken voor wat afleiding. 

Stelling: het is lastig om afleiding te vermijden in je werkdag.

Eens of oneens? Laat het ons weten in de reacties!