5 tips voor een succesvol telefonisch interview

Op een openstaande vacature wordt vaak meerdere keren gereageerd. Echter, worden niet alle sollicitanten daadwerkelijk uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek.

Een werkgever bekijkt eerst welke sollicitanten in aanmerking komen voor de functie. Veel ondernemingen doen dit door een telefonisch interview onder de sollicitanten af te nemen. 

Een telefonisch interview is een vorm van screenen, waarmee op een snelle manier kan worden achterhaald of een kandidaat geschikt of ongeschikt is. Een groot voordeel is dat beide partijen niet naar een fysieke locatie hoeven te komen, waardoor een telefonisch interview makkelijker en minder tijdrovend is dan een sollicitatiegesprek.

Een telefonisch interview klinkt simpel, maar kan slecht aflopen als je niet goed bent voorbereid. In het ergste geval maak je geen goede indruk en wordt je niet uitgenodigd voor het sollicitatiegesprek.

Om je hiervoor te behoeden, geven we deze week 5 tips voor een succesvol telefonisch interview.

#1 Ken je cv en motivatiebrief

Op basis van je cv en motivatiebrief ben je door de eerste selectieronde heen gekomen. De werkgever is geïnteresseerd en wil je beter leren kennen door middel van een telefonisch interview.

Je kunt ervan uitgaan dat er tijdens het gesprek vragen worden gesteld op basis van je sollicitatie. Denk aan vragen als: "Waarom ben je vijf jaar geleden van sector veranderd?", "Wat is typerend voor jouw werkstijl?", "Welke relevante werkzaamheden heb je uitgevoerd bij je vorige werkgever?" of "Waarom wil je juist voor dit bedrijf werken?".

De kans is groot dat je je cv niet bij de hand hebt als je telefonisch wordt benaderd door je potentiële werkgever. Om te voorkomen dat je niet (juist) kan antwoorden op de vragen, moet je ervoor zorgen dat je weet op welke vacatures je hebt gereageerd, welke motivatiebrieven daarbij horen en wat er in je cv staat!

#2 Zorg voor een rustige omgeving

Een telefonisch interview kan op de meest onverwachte momenten plaatsvinden. Zo kun je bijvoorbeeld op bezoek zijn bij je familie voor een verjaardag.

Als er te veel ruis om je heen is, kun je jouw gesprekspartner niet goed kunnen verstaan en ben je zelf ook slecht verstaanbaar. Daarnaast zijn omgevingsgeluiden niet bevorderlijk voor je concentratie.

Zorg er dus voor dat je het gesprek in een rustige omgeving voert waar de afleiding minimaal is. Indien dit niet mogelijk is, kun je aan de recruiter vragen om je later terug te bellen.

#3 Stemgebruik

Bij een telefoongesprek gebruik je slechts één zintuig om iemand te beoordelen. Jouw stem speelt dan ook een cruciale rol bij een telefonisch interview. Door je stem op de juiste manier in zetten, kun je de beoordeling van een telefoongesprek positief beïnvloeden. Let hierbij op de volgende zaken:

• Intonatie

In een face-to-face gesprek kun je je uitspraken onderbouwen en kracht bij zetten met behulp van lichaamstaal. Met een gezichtsuitdrukking, handgebaar of houding kun je soms meer zeggen dan met woorden. In een telefoongesprek ben je echter volledig afhankelijk van je stem.

Zet je stem dan ook overtuigend in bij het benadrukken van belangrijke uitspraken. Door je stem zo nu en dan te verheffen, voorkom je een monotoon gesprek. Dit zorgt ervoor dat je gesprekspartner zijn/haar concentratie niet verliest en de belangrijke onderdelen van het gesprek beter onthoudt.

• Rustig spreken

Een telefonisch interview kan voor veel spanning zorgen, omdat je onverwachts vragen moet beantwoorden die de toekomst van je carrière kunnen bepalen. Mensen die nerveus zijn, zijn geneigd om sneller te praten en ongemakkelijke stiltes op te vullen met irrelevante uitspraken.

Wanneer je gespannen bent of op voorhand weet dat je nerveus gaat zijn tijdens het gesprek, is het belangrijk om te oefenen met stiltes.

Stiltes zijn een handig hulpmiddel tegen stress, maar zorgen er ook voor dat je professioneel overkomt. Door korte pauzes in te lassen, kun je langer nadenken over de gestelde vraag. Hiermee geef je jezelf de kans om de juiste woorden te vinden en om tot een goed antwoord te komen.

Daarnaast kun je pauzes inlassen na het beantwoorden van een vraag. Hierdoor kom je weer even op adem en geef je de gesprekspartner de kans om jouw woorden te verwerken.

Let er wel op dat je niet te veel of te lange pauzes inlast. In dit geval kan je gesprekspartner zich gaan ergeren aan de lage snelheid van het gesprek.

• Lach en wees vriendelijk

Wellicht klinkt deze tip een beetje raar. Je ziet elkaar immers niet, waardoor lachen misschien overbodig lijkt. Echter, zorgt regelmatig lachen voor een vriendelijke en open sfeer. Dit is niet alleen bevorderlijk voor de toon en het vervolg van het gesprek, maar ook voor de indruk die je achterlaat op de werkgever.

#4 Voicemail

Je kunt niet elk moment van de dag bereikbaar zijn. De kans is dus aanwezig dat jij je telefoon niet kunt opnemen. In dit geval laat je met jouw voicemail een eerste indruk achter.

Zodra je begint met solliciteren is het belangrijk om een professioneel voicemail bericht in te spreken. Het is een standaard onderdeel van de sollicitatie-etiquette die bijdraagt aan het vinden van een baan. Daarnaast kost het inspreken van een voicemail bericht slechts een paar minuten tijd. Laat deze kans dus niet links liggen.

Allereerst dien je je voicemail te activeren. Dit kun je doen door je provider te bellen en deze vervolgens te activeren. Als jij jouw voicemail al geactiveerd hebt, kan het geen kwaad om het bericht te controleren. Wellicht heb je in het verleden iets ingesproken dat niet meer past bij je huidige carrièreniveau.

Spreek een duidelijke voicemail in en stuur aan op een vervolggesprek. Houd het bericht kort en noem altijd je naam. Dan weet de beller dat hij/zij de juiste persoon heeft benaderd.

Voorbeeld: “Dit is de voicemail van Jan Jansen. Spreek uw bericht in na de piep, dan bel ik u zo spoedig mogelijk terug”.

Luister ter controle je ingesproken voicemail bericht nog een keer terug, voordat je het activeert. Vergeet ook niet om je voicemail nauwlettend in de gaten te houden bij gemiste oproepen.

#5 Geef je beschikbaarheid aan

Om onduidelijkheden te voorkomen, kun je in de begeleidende e-mail van je sollicitatie aangeven dat je mobiel bereikbaar bent. Dit verlaagt de drempel voor de werkgever om jou te bellen als hij/zij vragen heeft.

Je kunt ook aangeven op welke dagen en tijdstippen je bereikbaar bent. Doe dit bijvoorbeeld door de volgende tekst te vermelden: “Ik ben van dinsdag tot en met vrijdag bereikbaar van 08:00uur tot 17:00uur”. Een bijkomend voordeel hiervan is dat je weet op welke tijdstippen je op je hoede moet zijn voor een telefonisch interview.

Een succesvol telefonisch interview

Zodra je je sollicitatie hebt verzonden, moet je voorbereid zijn op een telefonische screening. Om de kans op succes te vergroten, kun je de bovenstaande tips hanteren.

Zorg ervoor dat je je eigen loopbaan kent en carrièrekeuzes kunt onderbouwen, gebruik je stem op de juiste manier, zoek een ruimte waarin je goed verstaanbaar bent, spreek een professioneel voicemail bericht in en geef je beschikbaarheid aan in je sollicitatie!

Wat is jouw ervaring met een telefonisch interview? En wat voor tips zou jij aanbevelen? Help anderen en laat het ons weten in een reactie!